På UNC Greensboro leder studenter och lärare onlinegrupper och samarbete

Personal och studenter på University of North Carolina i Greensboro har använt Google och G Suite för lärande och kommunikation länge. De börjar använda nya verktyg och funktioner när de lanseras. Skolans IT-avdelning uppmuntrar studenterna att använda verktygen i G Suite för enklare samarbete.

Nick Young är IT-ansvarig på University of North Carolina i Greensboro (UNCG). Han tror på två ingredienser för tekniken på campus. För det första ska studenter och lärare börja använda verktygen för att de har nytta av dem, inte för att IT-avdelningen kräver att de gör det. För det andra ska studenter och lärare kunna sköta tekniken huvudsakligen på egen hand, med minimal hjälp av IT-personal. Under UNCG:s långa historia med Google, som började med Gmail 2005, har enkelhet och naturlig användning drivit på spridningen av G Suite for Education bland skolans 20 000 studenter och 3 500 personal.

”Vi försöker lyssna på vad studenter och personal behöver. Vi vill inte säga åt dem vad de ska göra”, säger Young. ”Vi gör apparna tillgängliga och låter folk använda alla verktyg de vill. På så sätt uppmuntrar vi dem att använda fler och fler.”

När studenter och personal såg nyttan med Gmail och de andra verktygen i G Suite, till exempel Google Dokument, började de också gradvis använda de nya funktionerna som Google har lagt till i G Suite under de senaste 10 åren, som Hangouts och Google Grupper. Young säger att de nya funktionerna hjälper skolan att inse fördelarna med att samarbeta med varandra och dela användbar information.

"Google Grupper har blivit en stor del av våra kommunikationsplaner på campus."

Nick Young, University of North Carolina Greensboro, IT-ansvarig

Självbetjäningsverktyg för samarbete och lagring

”Vi har inte så många utvecklare”, säger Young om sitt IT-team. Universitetet har heller inte så mycket administrativ personal med tanke på dess storlek. Young är alltid på jakt efter nya sätt att använda G Suite för att hjälpa studenter och personal att spara tid och samarbeta mer effektivt utan inblandning från IT-teamet. ”Vi söker efter förbättringar som är skalbara, där vi kan få ut så mycket som möjligt av arbetsinsatsen”, säger han. Det betyder att de behöver verktyg som studenter och lärare kan sköta själva.

Young föreslog till exempel att studentkårer och studentrepresentanter skulle använda Google Grupper för att ersätta massutskick via e-post. E-postlistorna hanterades manuellt och det var besvärligt att lägga till och ta bort medlemmar. Utskicken försvann bland användarnas andra e-postmeddelanden. Genom att använda Google Grupper för specifika campusgrupper kunde studentkårer och studenter skapa onlinegrupper att föra livliga konversationer i. Medlemmarna i Google-grupperna kan gå in och se hur diskussionerna går eller läsa viktiga meddelanden från gruppledare utan att behöva vänta på e-post.

”Google Grupper har hjälpt oss att minska infrastrukturen för e-postlistor, till exempel serverunderhåll och säkerhetskopior av programvaran”, säger Young. Gruppledare kan enkelt lägga till och ta bort medlemmar och använda funktioner som forum för frågor och svar där man kan ställa frågor till andra medlemmar och ta emot nya. ”Google Grupper har blivit en stor del av vår kommunikationsplan för campus. Vi har börjat lägga till fler av dem för olika alumngrupper”, säger Young.

Teamenheter eliminerar problem med ägande

Young hjälper institutionerna på UNCG att utnyttja Google Vault för att spara e-post och för att överföra e-post när anställda lämnar universitetet. ”Det hjälper oss att hantera uppsägningar bättre,” säger Young.

Young uppmuntrar också personal och studenter att använda Googles teamenheter för att dela och lagra dokument. Eftersom filerna på en teamenhet hanteras av en grupp och inte av enskilda personer finns dokumenten kvar om en medlem lämnar gruppen.

”Med teamenheter blir det inga problem med vem som äger ett dokument”, säger Young. Precis som med Google Drive och andra verktyg i G Suite kan de ansvariga för teamenheter styra behörigheter och medlemskap utan att be IT-teamet om hjälp.

Samarbeta med andra campus

Eftersom G Suite används överallt inom University of North Carolina kan administratörer som Young enkelt dela idéer om att förbättra processerna. Administratörerna träffas till exempel i en ”månadsvis Hangout för administratörer” i Google Hangouts för att prata om nya sätt att använda G Suite.

”Det är sällan du stöter på ett problem som de andra administratörerna inte kan hjälpa dig att lösa”, säger Young. ”Det hjälper att alla använder Google så att vi kan kommunicera på samma plattform. Med hjälp av Hangouts kan vi lösa problem på ett smidigt sätt."

Organisationsprofil

University of North Carolina i Greensboro (UNCG) är ett forskningsuniversitet med 85 grundutbildningar, 74 masterprogram och 32 doktorandprogram för 20 000 studenter. Skolans mål är att erbjuda en inkluderande och studentinriktad utbildning som fostrar till intellektuell nyfikenhet och gör studenterna till engagerade medborgare.

Produkter som används

Tack för att du registrerade dig!

Vi vill gärna veta vad du är intresserad av.